Beschäftigte*r (m/w/d) Haushalt

Zentraleinrichtung Botanischer Garten und Botanisches Museum

Vollzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: BO Berlin_8-2024_Haushalt

Der im schönen Südwesten Berlins gelegene Botanische Garten Berlin (BO Berlin) ist das Wissenszentrum der Botanik und ist als Zentraleinrichtung der Freien Universität Berlin (FU) Teil einer Spitzenuniversität, die zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland gehört.

Der BO Berlin ist einer der drei weltweit führenden Botanischen Gärten und der Größte in Deutschland. Seine botanischen Sammlungen bilden eine umfangreiche Ressource für Forschung und Wissenschaft und werden durch die Ausstellungen im Botanischen Museum ergänzt. Für die Bürger*innen Berlins sowie für Gäste aus aller Welt bietet der BO Berlin Bildungsangebote und Veranstaltungen und ist mit seiner 43 ha großen denkmalgeschützten Anlage ein bedeutender Erlebnis- und Erholungsort der Hauptstadt. Werden Sie Teil des über 220 großen Kollegiums.

Wir suchen eine*n engagierte*n und verantwortungsbewusste*n Kollegen*in in der Verwaltung. Sie erwartet eine spannende und abwechslungsreiche Position, in der Sie für Angelegenheiten des Haushalts, die Durchführung von Vergabeverfahren, das Management der Zahlstelle und dem Kassensystem sowie für den Webshop zuständig sind. Sie stehen in regelmäßigem Austausch bzw. Beratung mit den Kolleg*innen Ihres Teams aber auch mit Kolleg*innen innerhalb des BO Berlin sowie der Zentralen Universitätsverwaltung aber auch mit der interessierten Öffentlichkeit.

• einen sicheren Arbeitsplatz
• ein tolles Kollegium
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot zur Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie in einer familiengerechten Universität
• flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeitregelung)
• Angebot zum partiellen Mobilen Arbeiten
• diverse Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• 30 Tage Urlaub pro Jahr, zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
• ein bezuschusstes Firmenticket im Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg (VBB)
• Engagement in den Bereichen von Nachhaltigkeit, Biodiversitäts- und Klimaschutz

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:
Haushaltsmanagement:

• Bearbeitung und Überwachung von Rechnungen und Zahlungseingängen
• Management des Mahnwesens mit Prüf- und Kontrollfunktion
• Veranlassung von Beschaffungen über das FU-interne Bestellsystem UniKat
• Beratung, Planung und Durchführung von Vergabeverfahren aller Abteilungen des BO Berlin und der Erstellung rechtskonformer Vergabeunterlagen
• Überprüfung und Weiterentwicklung von Beschaffungsstrukturen im BO Berlin
• Erstellung von Statistiken und Auswertungen zu Einnahmen und Besucheraufkommen

Zahlstellenmanagement:

• Abwicklung des baren und unbaren Zahlungsverkehrs
• Qualitätssicherung und Kontrolle der Besucherkassen

Kassensystem- und Webshop-Management:

• Pflege und Betrieb des Kassensystems (Korona) und Webshops (go~mus)
• Entwicklung von Vorgaben und Ablaufprozessen im Zusammenhang mit der Anwendung des Kassensystems und Webshops
• Mitwirkung im Museumsshop

Einstellungsvoraussetzungen:

Eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine gleichwertige abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse

Erwünscht:

• einschlägige Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren
• fundierte Kenntnisse der kameralen Buchführung und des Kassenwesens
• Kenntnisse der einschlägigen haushaltsrechtlichen Vorschriften
• Kenntnisse und Erfahrungen im Vergaberecht des öffentlichen Dienstes sowie des EU-Vergaberechts
• Kenntnisse in statistischen Auswertungen
• Sicherer Umgang mit den MS Office Produkten sowie Kenntnisse von SAP/R3 - Module PSM und FI sowie in der Webshopanwendung go~mus und Kassenanwendung Korona.
• persönliche Einsatzbereitschaft, lösungsorientierte Arbeitsweise durch selbstständige und strukturierte Aufgabenerledigung
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, ein verbindliches Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit, Belastbarkeit bei hohem Arbeitsaufkommen
• Sprachkenntnisse in Englisch (B1-Niveau)

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 11.05.2024 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Verwaltung und Services: bewerbung@bo.berlin oder per Post an die

Freie Universität Berlin
Zentraleinrichtung Botanischer Garten und Botanisches Museum
Verwaltung und Services
Königin-Luise-Str. 6-8
14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.