Assistenz Vorstand (m/w/d)

NOVENTI ist der führende Anbieter von Software, Finanzdienstleistungen und digitalen Plattformen im europäischen Gesundheitsmarkt. Das Angebot richtet sich an alle Leistungserbringer des Gesundheitswesens, wie z.B. Apotheken, Physiotherapie, Sanitätshäuser, Pflegedienste und Arztpraxen. Wir begleiten unsere Kundinnen und Kunden in digitalen Transformationsprozessen wie dem eRezept, bieten hybride Lösungen und vernetzen sowohl die Dienstleister im Gesundheitsmarkt als auch die Menschen miteinander. Gegründet vor über 120 Jahren umfasst das Unternehmen mit Hauptsitz in München heute über 1.900 Mitarbeitende.

Als führendes Unternehmen im Bereich Gesundheits-IT suchen wir eine Assistenz (m/w/d) für unseren Vorstand, welche dabei unterstützen soll, den reibungslosen Tagesablauf sicherzustellen. Als Unternehmen, das sich der digitalen Transformation verschrieben hat, sind wir auf der Suche nach Mitarbeitenden, um gemeinsam den die Zukunft zu digitalisieren und dem Unternehmen das Rückgrat zu stärken.

Ihre Aufgaben:

• Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der effizienten Koordinierung und Planung von Terminen sowohl intern als auch extern, um eine reibungslose Organisation sicherzustellen.
• Als verantwortliche Person für die Reisebuchungen ist es Ihre Aufgabe, nicht nur die Buchungen selbst zu verwalten, sondern auch sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen und Informationen den Reisenden rechtzeitig zur Verfügung stehen.
• Bei Ad-hoc Themen sind Sie Ansprechpartner und nehmen sämtliche Themen in eigene Hand, um Lösungsansätze zu eruieren, Herausforderungen zu ersticken und To-Dos zu delegieren.
• Sie sind für die sorgfältige Bearbeitung, die angemessene Korrespondenz und die präzise Sortierung der eingehenden Mails an den Vorstand zuständig, wobei Sie darauf achten, dass dringende Anfragen zeitnah beantwortet werden.
• Im Rahmen des allgemeinen Office Managements obliegt es Ihnen, den reibungslosen Ablauf verschiedener Aufgaben zu gewährleisten, dazu zählen die Abwicklung von Bestellungen und die Koordination des Caterings für Gäste und Meetings, auch bei Abendveranstaltungen.
• Ihre Verantwortung umfasst auch die umfassende Vorbereitung von Präsentationen, einschließlich der Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen sowie der Gewährleistung der reibungslosen technischen Unterstützung während der Veranstaltungen und gegebenenfalls die Bereitstellung weiterer Materialien, um die Präsentationen zu optimieren.

Ihr Profil:

• Ihr professionelles, seriöses und freundliches Auftreten ist von großer Bedeutung.
• Sie sollten eine Hands-on-Mentalität besitzen, um effektiv arbeiten zu können, bewahren auch in stressigen Situationen die Ruhe und behalten stets den Überblick.
• Ihr Arbeitszeit ist so gestaltbar, sodass Sie spontane Ad-hoc Situationen und Abendveranstaltungen wahrnehmen können.
• Ein lösungsorientiertes und flexibles Mindset ist entscheidend für die Bewältigung der anstehenden Aufgaben.
• Sie sollten ein Gespür für das Wichtige und Dringende haben und bis zu einem gewissen Grad belastbar und stressresistent sein
• Ihre Fähigkeit zur Organisation und Priorisierung, auch in stressigen Situationen, ist unerlässlich.
  

Unser Angebot:

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Oliver Wrage | Fachliche Leitung Recruiting

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