Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

14.05.2024

50931 Köln

Köln, Festanstellung, Vollzeit, Job-ID 5018

medfacilities kurz und knapp

Als Tochterunternehmen der Uniklinik Köln beschäftigen wir rund 100 Mitarbeitende. In Bauherrenvertretung entwickeln, planen und bauen wir seit 20 Jahren technisch anspruchsvolle Immobilien für Gesundheitsversorgung, Forschung und Lehre am Standort der Uniklinik Köln. Nachhaltiges Bauen, zukunftsweisende Konzepte und Energieeffizienz der Sonderimmobilie stehen dabei im Mittelpunkt. Wir arbeiten in interdisziplinären Teams projektorientiert im innovativen und dynamischen Umfeld der Universitätsmedizin. Das sind Ihre Aufgaben

Unterstützung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben
Terminkoordination sowie Bereitstellung relevanter Unterlagen
Entwicklung zur zentralen Schnittstelle des Backofficeteams, Aufnahme und Weiterentwicklung der bestehenden Prozesse
Eigenverantwortliche Digitalisierung des Officemanagements, Koordination der Einführung neuer Software in Arbeitsgruppen
Souveräne und professionelle Kommunikation als Ansprechperson für Kunden, Behörden, Geschäftspartner und das interne Team
Vertragsverwaltung und -management, akkurate Dokumentation und Überwachung von Fristen
Professionelle Verwaltung und Bearbeitung von E-Mail-Postfächern, Telefonaten und Post
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
Buchung von Geschäftsreisen und Abrechnung der Reisekosten

Das bringen Sie mit

Kaufmännischen Ausbildungsabschluss oder einen vergleichbaren Hintergrund
Relevante Erfahrungen im Assistenzbereich oder Office-Management
Ausgeprägtes Organisationstalent und Leidenschaft für das Management aus zweiter Reihe
Überzeugende Kommunikationsfähigkeit: Sie agieren souverän in einem anspruchsvollen Umfeld und vermitteln klar und verständlich
Eigenverantwortung und Eigeninitiative: Sie packen gerne an und übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben
Durchsetzungsstärke und schnelle Auffassungsgabe: Sie behalten auch in hektischen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten
Hohe Diskretion und Teamfähigkeit
Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint

Das bieten wir

Ausschreibendes Unternehmen: medfacilities GmbH Ausschreibungsdatum: 2024-05-02 Vertragsart: Festanstellung Vollzeit Tätigkeitsbereich(e): Assistenz, Sekretariat; Assistenz; Officemanagement; Vorstandsassistenz; Kaufleute, Verwaltung Branchen: Bauindustrie allg.; Immobilien