Das im Jahr 2008 gegründete Max-Planck-Institut für Biologie des Alterns in Köln ist das Herzstück eines weltweit einmaligen Netzwerkes von Forschungsinstituten im Bereich der Alternsforschung. Es ist eines von insgesamt 84 Instituten der Max-Planck-Gesellschaft und beschäftigt aktuell 300 Mitarbeitende aus 30 verschiedenen Nationen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n
Kaufmännische/n Administrator/in (m/w/d)
Travel-Management / Personal Das werden Ihre Aufgaben:
Für den Bereich Travel-Management:
- Vorrangige Bearbeitung und Zahlbarmachung von Reisekostenabrechnungen nach Bundesreisekostengesetz und Auslandsreisekostenverordnung
- Beratung und Information zum Thema Dienstreisen
- Vorbereitung und Buchung von nationalen und internationalen Dienstreisen der verschiedenen Stakeholder nach den Regelungen des Bundesreisekostengesetzes und der Auslandsreisekostenverordnung
- Bearbeitung von Anträgen auf Feststellung einer Entsendung im Sinne der Ausstrahlung gemäß § 4 SGB IV beim zuständigen Sozialversicherungsträger für alle Reisenden des Instituts
Für den Bereich Personal:
- Abwesenheitspflege und Mitarbeit in der Zeiterfassung
- Koordination Jobtickets
- Erstellen von Bescheinigungen, Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung in der Personalsachbearbeitung und im International Office
Das sind Ihre Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; Berufserfahrung im vergleichbaren Umfeld ist von Vorteil
- Gute Ausdrucksweise und kommunikationsstark in deutscher und englischer Sprache
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten
- Ausgeprägte Serviceorientierung
- Proaktive und strukturierte Arbeitsweise
- Kenntnisse im Reisekostenrecht sowie in SAP sind wünschenswert
Das bieten wir Ihnen:
- Eine leistungsgerechte Bezahlung nach dem TVöD Bund sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Sie werden Teil eines Teams, in dem kollegiale Zusammenarbeit und ein freundschaftliches Miteinander gelebt werden
- Wir garantieren eine eingehende Einarbeitung
- Internationale, dynamische Arbeitsumgebung in einem modernen Institutsgebäude
- Umfangreiches Programm an internen Fortbildungsveranstaltungen
- Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel sowie ein vergünstigtes und bezuschusstes Deutschland-Jobticket
- Eine sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie Belegplätze über Kita-Kooperationen
- 30 Tage Urlaub bei einer Fünftagewoche
- Möglichkeit der Entfristung
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Außerdem strebt die Max-Planck-Gesellschaft nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann senden Sie uns bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 02.06.2024 nur online in einer PDF-Datei über unser Bewerbungsportal zu.
