Vorzimmersekretärin (m/w/d) der Prorektorinnen

16.06.2024

40225 Düsseldorf

Für das Vorzimmer der Prorektor*innen im Rektorat der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur organisatorischen und administrativen Unterstützung eine*n

Vorzimmersekretär*in (m/w/d) der Prorektor*innen

Job-ID: J000000281
Startdatum: nächstmöglicher Zeitpunkt
Einsatzort: Düsseldorf
Art der Anstellung: Teilzeit 50 %
Tätigkeitsbereich: Administration / Verwaltung
Entgeltgruppe: EGr. 8 TV-L

Die Stelle bietet die Möglichkeit, den spannenden Arbeitsalltag im Rektorat einer Campus-Universität zu erleben. Dieses setzt sich aus der Rektorin, dem Kanzler als Leiter der Verwaltung und vier Prorektoren bzw. Prorektorinnen zusammen, die jeweils verschiedene Ressorts betreuen. Das Rektorat ist für die Steuerung der universitären Belange zuständig und arbeitet dabei eng mit den Fakultäten und Einrichtungen zusammen.

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

Unterstützung der Prorektor*innen bei Organisations- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere bei der Koordination und Vorbereitung von Veranstaltungen, Terminen und Besprechungen
allgemeine Sekretariatsaufgaben, inkl. Post- und Telefondienste und die Büroorganisation
allgemeine Korrespondenz und Unterstützung bei der Erstellung von Vermerken, Berichten und Präsentationen, inklusive analoger und digitaler Dokumentenablage und Internetrecherchen
Übernahme der Budgetverwaltung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen und Projekten der Prorektor*innen

Was erwarten wir?

eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Beruf mit mehrjähriger entsprechender Berufserfahrungim kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Bereich
einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat bzw. Büromanagement, Erfahrungen an einer Hochschule sind von Vorteil
Bereitschaft, sich in verschiedene Themenfelder für die Wahrnehmung angemessener Unterstützung einzuarbeiten
gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie der Internetkommunikation
g Ausschreibendes Unternehmen: Heinrich-Heine-Universität Ausschreibungsdatum: 2024-05-21 Vertragsart: Festanstellung Teilzeit Tätigkeitsbereich(e): Assistenz, Sekretariat; Officemanagement; Kaufleute, Verwaltung Branchen: Bildung & Training