Tipps fürs Rechnung schreiben: Wie muss eine Rechnung aussehen?

Dem Schreiben einer Rechnung liegen gesetzliche Grundlagen zugrunde.

Leistungserbringer wie Unternehmen oder Freiberufler müssen der Kundschaft Rechnungen ausstellen. Das Aussehen und die Inhalte des Dokuments können von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Welche Pflichtangaben Gewerbetreibende, Kaufleute und Selbstständige angeben müssen, ist im Umsatzsteuergesetz (§ 14 (4) UStG) geregelt. Wir verraten Ihnen, welche Formalien Sie beim Schreiben einer Rechnung berücksichtigen müssen.

Pflichtangaben berücksichtigen!

Obligatorische Angaben, die für alle Rechnungsschreiber verbindlich sind, stellen

• der Name und die Adresse des Leistungserbringers und des Rechnungsempfängers,
• die Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum des Schriftstücks,
• eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer,
• die Menge und Art der Leistung (handelsübliche Bezeichnung der Ware/Dienstleistung),
• etwaige gewährte Rabatte an den Kunden,
• der Zeitpunkt der Lieferung,
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt,
• sowie Steuersatz und Steuerbetrag dar.

Das Aussehen bzw. die Optik des Dokuments ist nebensächlich. Die gesetzlichen Vorgaben müssen beim Aufsetzen der Rechnung jedoch zwingend eingehalten werden, egal wie das Schriftstück aussieht oder bezeichnet wird. Sie erbringen eine Leistung oder rechnen ein Produkt ab? Dann handelt es sich bei dem Schreiben um eine Rechnung – ergo müssen Sie sich an § 14 (4) UStG orientieren!

Die Listung der erbrachten Leistungen bzw. gelieferten Produkte muss eine detaillierte Beschreibung enthalten, d. h. in Ergänzung zu Bezeichnung gehören die Anzahl, die Artikelnummer sowie die Einzelpreise als auch die Gesamtpreise pro Position gelistet.

Die angegebene Rechnungsnummer wird fortlaufend vergeben. Mittels dieser Vorgabe zielt der Gesetzgeber auf einen einwandfreien Ablauf ab, sodass alle Rechnungen abgerechnet und letztlich Steuern gezahlt werden. Mit welcher Zahl ein Unternehmer die Rechnungsnummerierung beginnt, bleibt gänzlich ihm überlassen. Des Weiteren sei erwähnt, dass auch Zahlen- und Buchstabenkombinationen legitim sind.

Sie beanspruchen die Kleinunternehmerregelung und erheben keine Mehrwertsteuer? Auch in diesem Fall muss Ihr Rechnungsdokument Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer tragen. Weisen Sie gegebenenfalls auf fehlende Steuerpflicht hin.
 

Sie haben vom Auftraggeber bereits Vorauszahlungen erhalten? Diese müssen Sie in der Endabrechnung aufführen. Ob Rechnungen über Vorauszahlungen für noch zu leistende Leistungen bzw. zu liefernde Produkte oder Rechnungen über bereits geleistete Leistungen bzw. gelieferte Produkte – der Aufbau der Dokumente unterscheidet sich nicht.

Leistungserbringer haben Fristen einzuhalten: Rechnungen für Bauleistungen sind innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung an Unternehmen und/oder Privatpersonen auszustellen.

Besondere Regelungen greifen bei Rechnungsbeträgen bis zu 150 Euro: Für entsprechende Kleinbeträge und Fahrausweise gelten Vereinfachungen, d. h. auf die Angabe eine Rechnungsnummer oder den Leistungszeitpunkt darf verzichtet werden. Der Vermerk einer Summe für Entgelt und Steuersatz ist ausreichend.

Bild 1: © Bikeriderlondon / Shutterstock.com

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