Teamassistenz Eventmanagement (m/w/d) für die Abteilung Programm & Veranstaltung Vollzeit / Teilzeit

Die Stiftung Planetarium Berlin vereint die astronomischen Einrichtungen Berlins. Die Archenhold- Sternwarte, sowie die Wilhelm-Foerster-Sternwarte zählen zu den traditionsreichsten Volkssternwarten Deutschlands, während das Planetarium am Insulaner und das Zeiss-Großplanetarium als modernste Wissenschaftstheater Europas relevante und innovative Vermittlungsformen anbieten. Die Stiftung Planetarium Berlin verfolgt dabei für jährlich über 500.000 Besucher*innen einen klaren Bildungsauftrag durch die didaktisch angemessene und moderne Vermittlung von naturwissenschaftlichem Wissen.

Für die Abteilung Programm und Veranstaltung sucht die Stiftung Planetarium Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in (m/w/d)

Teamassistenz Eventmanagement (m/w/d) für die Abteilung Programm & Veranstaltung

besetzbar zum nächstmöglichen Zeitpunkt - unbefristet
ein Arbeitnehmer*innen
in Vollzeit/Teilzeit
Entgeltgruppe 9a TV-L

Aufgabengebiet

• Unterstützung der Projektteams bei Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, einschließlich Einholung und Bearbeitung von Angeboten sowie Vorbereitung von Bedarfsmeldungen und Vergabevermerken, Vertragsverwaltung
• Zuarbeit bei der logistischen Organisation (z. B. Transport, Catering, Technik, Helfer*innen)
• Allgemeines Büromanagement, z. B. Termin- und Kalenderkoordination, Postbearbeitung sowie Bearbeitung und Koordination eingehender und ausgehender Kommunikation (E-Mail- Verkehr und Telefonate)
• Planung, Organisation und Umsetzung kleinerer Veranstaltungen und Vermietungen inkl. der Betreuung vor Ort
• Koordination externer Partner*innen, Dienstleister*innen, Künstler*innen, Kooperationspartner*innen und weiterer Institutionen
• Zusammenarbeit mit dem Besucherservice; Verwaltung von Daten wie Besucherzahlen, Umsätzen und Ausgaben
• Vorbereitende Tätigkeiten für Finanzbuchhaltung und Einkauf; Versand erstellter Rechnungen sowie Unterstützung bei der Klärung entsprechender Rückfragen
• Verwaltung von Gäste- und Einladungslisten, einschließlich Pflege der Gästelisten, Versand von Einladungen und Pflege der Kontaktdatenbank
• Mitarbeit in der Qualitätssicherung
• Unterstützung bei der Teamorganisation sowie Pflege interner Kommunikationsplattformen

Formale Voraussetzungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskaufmann/-frau oder ähnlichem kaufmännischem Beruf oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Eventmanagement, idealerweise im Bereich Projektmanagement und -verwaltung
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz

Fachliche Anforderungen

• Erfahrung in der Büroorganisation, Terminplanung und allgemeinen administrativen Aufgaben
• Kenntnisse über die Abläufe im Veranstaltungsmanagement und in der Betreuung von Veranstaltungen
• Kenntnisse in Einkauf und Buchhaltung
• Grundkenntnisse im Projektmanagement
• Grundkenntnisse der Vergabe von öffentlichen Geldern
• Grundkenntnisse im Bereich Controlling öffentlicher Einrichtungen
• Fundierte Anwenderkenntnisse der IT-Standardanwendungen (NextCloud, MS-Office – insbesondere Excel, Outlook, Powerpoint, Word)
• Grundkenntnisse DATEV wären von Vorteil
• Erste Kontakte mit Projektmanagementtools und ERP-Systemen
• Berufserfahrung in Veranstaltungsstätten
• hervorragende Deutschkenntnisse
• gute Englischkenntnisse (mind. B1 in Wort und Schrift)
• Führerschein Klasse B

Außerfachliche und persönliche Anforderungen

Leistungsverhalten

• Ausgeprägtes Planungs- und Organisationsvermögen
• Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick
• Ergebnis-, zeit- und zielorientiertes sowie selbstständiges und sorgfältiges Arbeiten
• Bereitschaft zum Einsatz im Veranstaltungsbetrieb außerhalb der üblichen Bürozeiten
• Belastbarkeit – auch in außergewöhnlichen betrieblichen Situationen
• Leidenschaft für Events
• Flexibilität, Kreativität und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterqualifizierung

Sozialverhalten

• Mitarbeitende und Teams zielgerichtet zu motivieren
• Lösungsorientierte Kommunikationsfähigkeit auch in schwierigen Lagen
• Serviceorientiertes Denken und Handeln
• Hohes Maß an Team- und Kooperationsfähigkeit
• Konstruktives Konflikt- und Kritikverhalten
• Hohes Maß an Integrität

Wir bieten

• Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz mit ausgezeichneter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Ein vielseitiges Aufgabenfeld, das Raum für persönliche Entwicklung bietet
• Flexible Arbeitszeitmodelle für eine optimale Work-Life-Balance
• Die Möglichkeit, 60% mobil zu arbeiten und die Arbeitszeit flexibel zu gestalten
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, sowie zusätzlich den 24. und 31. Dezember als arbeitsfreie Tage
• Eine tarifgebundene Vergütung mit regelmäßigen Tarifsteigerungen und Jahressonderzahlungen.
• Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Ein Jobticket mit 50%iger Arbeitgeberförderung für die tägliche Mobilität
• Jahreskarte (Freikarten) für Veranstaltungen der Stiftung Planetarium Berlin
• Umfangreiche interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein offenes und engagiertes Team, das sich auf Ihre Unterstützung freut

Wir gewährleisten die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Anerkannte Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen...