Sachbearbeiter/in (m/w/d) Vorlagenmanagement und Gremiendienst

Gestern, 08:29

14469 Potsdam

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Büro des Oberbürgermeisters zur befristeten Anstellung nach § 14 Abs. 1 TzBfG mit 28 Wochenstunden und ggf. der Option auf Verlängerung einen/eine

Sachbearbeiter/in (m/w/d) Vorlagenmanagement und Gremiendienst

Kennziffer: 901.000.35

Ihre Aufgaben

Vor- und Nachbereiten der Sitzungen der Beigeordneten-Konferenz (BK) sowie der Referentenrunde, inklusive Aufbereiten der Vorlagen, Begleiten der Sitzungen und Erstellen der Niederschrift mit Unterschrifteneinholung
Aufbereiten der Tagesordnung für die BK im Ratsinformationssystem unter Beachtung des Entscheidens über die Aufnahme auf die Tagesordnung
Koordinieren und Fortschreiben der Jahresplanung der Vorlagen aus allen Geschäftsbereichen und den Bereichen des Oberbürgermeisters
Umsetzen und Mitwirken bei der Digitalisierung der BK und des Vorlagenmanagements
Beraten der Geschäftsbereiche zum Vorlagenmanagement unter Berücksichtigung der Geschäftsordnung der Beigeordneten-Konferenz (GO BK) sowie des Fristenmanagements
Vor- und Nachbereiten der Sitzungen politischer Gremien sowie stetiges Kommunizieren mit den Fraktionen der Stadtverordnetenversammlung (SVV)
Zuweisen von Anträgen, Anfragen und Beschlüssen der SVV an die Geschäftsbereiche sowie vorheriges Prüfen aller Vorlagen auf Kontext und Orthographie
Übernehmen der Qualitätssicherung der Gremienarbeit für den Bereich des Oberbürgermeisters

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation oder vergleichbare Ausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung sowie fundierte Kenntnisse in der Organisation von Gremien und der Protokollerstellung
Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
Routiniertes, engagiertes und gewinnbringendes Arbeiten im Team
Fähigkeit, Konflikte konstruktiv zu bewältigen sowie sicherer Umgang mit hohen Belastungen und aufkommenden Problemen
Hohe Kundenorientierung gepaart mit einer sehr guten Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
Bewusstes Umgehen, Einschätzen und Austauschen von relevanten Informationen an den Fachbereich

Unser Angebot

Ein attrakives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 9a TVöD (VKA)
Eine jährliche Sonderzahlung nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung
Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen und bis zu 50 % Mobile Work
Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 23.07.2025 online über unser Karriereportal.

Bei Rückfragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Bielert aus dem Team Recruiting per Tel. 0331-289-1214 als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.