Personal Assistant (m/w/d) to CEO

Personal Assistant (m/w/d) to CEO
Festanstellung, Vollzeit · Berlin Bereit, den Markt zu verändern?

Seit 2016 setzt PAIR Finance neue Maßstäbe im digitalen Inkasso - datengetrieben, empathisch und erfolgreich. Mit unserer KI-basierten Technologie analysieren wir individuelle Zahlungssituationen und gestalten die Ansprache automatisiert, aber stets persönlich. So ermöglichen wir nicht nur höhere Rückzahlungsquoten, sondern erhalten auch das Vertrauen zwischen Schuldner*innen und unseren Mandant*innen.

Als Personal Assistant (m/w/d) bei PAIR Finance unterstützt du unseren CEO mit deiner strukturierten, diskreten und selbstständigen Arbeitsweise im Daily Business und bist eine unverzichtbare Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, dem Management-Team und externen Stakeholdern. Du behältst stets den Überblick, managst komplexe Terminkoordinationen und sorgst dafür, dass alle administrativen Prozesse reibungslos funktionieren.

Was du bei uns bewegen kannst:

• Administrative Unterstützung:
  Management des privaten und beruflichen Kalenders, Meeting-Vor- und Nachbereitung, E-Mail-Verwaltung, Umgang mit vertraulichen Dokumenten sowie Abwicklung der nationalen und internationalen Geschäftskorrespondenz.
• Reise- und Eventmanagement:
  Planung und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Buchungen, Reiseplänen und Abrechnungen sowie Organisation interner und externer Veranstaltungen mit Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Entlastung bei privaten Angelegenheiten:
  Terminbuchungen, Bestellungen, Organisation von privaten Terminen und Veranstaltungen, Erledigung von Besorgungen sowie Korrespondenz mit Dienstleistern, Behörden und externen Partnern.
• Office Management:
  Vertretung für unsere Office Managerin im Bereich Rezeption, Bestellwesen und ähnlichen Bereichen.
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement:
  Ansprechpartner*in für interne und externe Stakeholder, Koordination zwischen dem C-Level und weiteren Teams und externen Partner*innen.
• Projektmanagement und Berichterstattung:
  Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten, Überwachung von Deadlines und Ressourcen sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen.

Was du dafür mitbringen solltest:

• Umfangreiche Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im internationalen Management-Umfeld.
• Kenntnisse im Projektmanagement, der Eventorganisation, eine hohe Serviceorientierung sowie ein gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Abläufe und strategische Zusammenhänge.
• Eine sehr strukturierte, eigenständige Arbeitsweise, hohe Eigenmotivation und Verantwortungsbewusstsein.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent und bringst neben Diskretion und Flexibilität auch starke kommunikative Fähigkeiten mit.
• Die Bereitschaft regelmäßig (4 Tage/Woche) in unser Büro in Charlottenburg zu kommen.
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit CRM- und Projektmanagement-Tools ist von Vorteil.

Bei PAIR Finance stehen Kundenzentrierung, Transparenz und Integrität im Mittelpunkt unseres Handelns – diese Werte leben alle Mitarbeitenden. Genauso wichtig sind uns Innovation und der Antrieb, Dinge aktiv voranzubringen. Du erkennst dich in diesen Werten wieder? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Was wir dir bieten:

• Herausfordernde, abwechslungsreiche Aufgaben für deine steile Lernkurve in einem wachsenden Unternehmen
• Attraktives Gehaltspaket als Anerkennung für deine starken Leistungen
• Internationales Team: Professionelle Kolleg*innen und Expert*innen aus über 30+ Nationalitäten erwarten dich
• Flache Hierarchien & offene Kommunikation: Transparente Feedbackkultur, monatliche All-Hands-Meetings, regelmäßige 1:1-Gespräche und ein jährlicher Entwicklungszyklus
• Gut strukturierte Einarbeitungsphase: Deine Kolleg*innen stehen dir von Anfang an mit Rat und Tat zur Seite und sorgen für einen herzlichen Empfang
• Sicherheit und Flexibilität: Unbefristeter Arbeitsvertrag, flexible Arbeitszeiten und 28 Urlaubstage für deine Work-Life-Balance
• Betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum Deutschlandticket und Zugang zur Plattform Corporate Benefits
• Individuelles Weiterbildungsbudget sowie Sprachkurse, damit du immer am Ball bleibst
• Sommer- und Winterparty in Berlin sowie regelmäßige Teamevents - wir feiern Erfolge und unsere starken Teams gemeinsam.

Wer ist deine Ansprechperson?

Deine Ansprechpartnerin für diese Stelle ist Jasmin Baldrich. Solltest du Fragen haben, schreib uns gerne eine Mail an (jobs@pairfinance.com) – wir freuen uns, von dir zu hören!

Mehr über PAIR Finance und unsere Arbeitswelt findest du auf unserer Website Mehr über PAIR Finance und unsere Arbeitswelt findest du auf unserer Karriereseite.

PAIR Finance ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Wir legen Wert auf ein vielfältiges Team und eine integrative Kultur. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen qualifizierten Personen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Alter, nationaler Herkunft, Familienstand oder Behinderung.

Mehr Informationen zu PAIR...