Mitarbeiter/-in (m/w/d) Fachverfahrenskoordination Zeitwirtschaft (Verwaltungsinformatiker:in Wirtschaftsinformatiker:in Verwaltungsfachwirt:in o. Ä.)

Mitarbeiter/-in (m/w/d) Fachverfahrenskoordination Zeitwirtschaft (Verwaltungsinformatiker:in Wirtschaftsinformatiker:in Verwaltungsfachwirt:in o. Ä.) Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Personal zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine/n

Mitarbeiter/in (m/w/d) Fachverfahrenskoordination Zeitwirtschaft

Kennziffer: 531.300.08

Ihre Aufgaben

Absichern des Funktionsbetriebs des Fachverfahrens (außerhalb der Module Lohn/Reisekosten)

• Entwickeln von Arbeitsanweisungen zum Einsatz der Software (u.a. Anleiten der Mitarbeitenden)
• Unterstützen bei der Konfiguration der Oberfläche des Portals (z. B. Rollen, Rechte, Parameter Masken/Menüs)
• Betreuen der Anwenderinnen und Anwender zu technischen Fragen und im Umgang mit den Modulen/Programmen, inklusive Ermitteln von Lösungen und Einbeziehung des Softwaredienstleisters
• Ansprechperson für die Systemadministratoren und Systemadministratorinnen des IT-Bereichs und den Fachverfahrenshersteller
• Organisieren von Hotline-Diensten für den Fachbereich Personal und die Gesamtverwaltung (Fehlerbehebung, Havarien, Störungen usw.) und Betreuen im Rahmen des First-Level-Supports)

Konzipieren und Implementieren einer IT-gestützten Personal- und Organisationsarbeit

• Unterstützen bei der Einführung und Fortentwicklung von Softwaremodulen der Personalsoftware, wie bspw. Bewerbermodul und Beschäftigtenportal
• Bestimmen von Zielen, Programmen, Maßnahmen und Terminen zur Einführung und Entwicklung der digitalisierten Personalsachbearbeitung in Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften im Fachbereich Personal
• Zuarbeiten für die Vergaben bei der Softwarebeschaffung
• Aufnehmen und Abgleichen der organisatorischen Leistungsprozesse mit den Funktionalitäten der Personalsoftware für eine elektronische Vorgangsbearbeitung
• Fortschreitendes Entwickeln von Workflows im Verfahren und Implementieren neuer Prozesse für die Fachverfahren

Umsetzen der Leistungsprozesse im Fachverfahren

• Konfiguration, Funktionskontrollen und Plausibilitätsprüfungen der elektronischen Arbeitsprozesse
• in Zusammenarbeit mit den zuständigen Sachbearbeitenden im Fachbereich
• Erarbeiten, Einführen und Weiterentwickeln von Formularen und Belegen
• Vornehmen von Auswertungen aus der Datenbank nach den Anforderungen der User (u.a. Reports, Analysen und Personalstatistiken) sowie Zuarbeiten für Statistiken
• Pflegen der elektronischen Rechte-/Nutzerverwaltung in Zusammenarbeit mit der Fachverfahrenskoordination
• Überwachen der Funktionalität der Module und Programme
• Analysieren von Fehlern und Veranlassen der Behebung dieser
• Betreuen des Ticketsystems

Bearbeiten der Zeitwirtschaft und von personalrechtlichen Ansprüchen

• Berechnen und Hinterlegen von Zeiterfassungsmodellen sowie Schichtplanungen in der Software sowie Entwickeln und Begleiten von neuen Arbeitszeitmodellen
• Überwachen der Zeiterfassung und Fehltageverwaltung
• Beraten der Dienstplan- bzw. Arbeitszeitverantwortlichen, Mitarbeitenden/Führungskräften
• Ermitteln von Urlaubsansprüchen für Tarifbeschäftigte sowie Beamtinnen und Beamte
• Überwachung und Information der Beschäftigten und Beamtenschaft über die Neuermittlung oder Änderung des Urlaubsanspruchs sowie Verjährungsfristen durch unterschiedliche Ereignisse (z.B. Neueinstellung, Beendigung, Elternzeit, Langzeitkrank etc.)
• Pflegen und Überwachen der Urlaubsansparkonten der Beamtenschaft
• Überwachen der Zusatzurlaubsansprüche nach SGB IX
• Begleiten und Anwenden von digitalisierten Prozessen über die Software (z.B. Serienbrieferstellung)
• Regelmäßige Plausibilitäts- und Korrekturprüfungen der Zeitbuchungen
• Fachliche Anleitung der User und Ermitteln von Schulungsbedarfen sowie Organisieren von Schulungen

Ihr Profil

• Bachelor-/FH-Abschluss in Verwaltungs-/Wirtschaftsinformatik, Öffentliche Verwaltung, Verwaltungsfachwirt/-in oder vergleichbar
• Einschlägige Berufserfahrung im öffentlichen Bereich
• Hohe Medienkompetenz, insbesondere im Umgang mit Standardsoftware
• Sehr gutes IT-Basiswissen sowie fundierte Kenntnisse zum Aufbau und zur Funktionsweise von IT-Infrastruktur und Fachsoftware sowie auf den Gebieten BDSG, DSGVO, BbgDSG, BSIG, OZG, EGovG, BbgEGovG
• Hohe Fachkompetenz im Bereich Zeitwirtschaft (bspw. Urlaubs-/Resturlaubsanspruch) sowie in der Personaleinsatzplanung
• Sehr hohe Konfliktfähigkeit und Belastbarkeit, Kommunikations- und Kooperationskompetenz und eine hohe Dienstleistungsorientierung

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 9b mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.566,89 € - 4.429,89 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und einen monatlichen Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Ein vielfältiges Aufgabengebiet sowie ein attraktives...