Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement

Die Deutsche Gesellschaft für Wehrmedizin und Wehrpharmazie e. V. (DGWMP) hat zurzeit mehr als 4.000 Mitglieder. Unsere Hauptaufgabe ist die fachlichen, zertifizierten Fortbildungen aller Angehörigen des Sanitätsdienstes der Bundeswehr. Hierzu dienen digitale Angebote ebenso wie die Veranstaltungen unserer regionalen Gliederungen, der themenbezogenen Arbeitskreise sowie Konferenzen und Kongresse zu unterschiedlichen Themenfeldern.

Wir sind Mitglied der Arbeitsgemeinschaft der Wissenschaftlichen Medizinischen Fachgesellschaften (AWMF) und sind mit der Deutschen Gesellschaft für Unfallchirurgie besonders verbunden.

Wir, die Deutsche Gesellschaft für Wehrmedizin und Wehrpharmazie e. V. sucht einen/eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit Kauffrau /Kaufmann für Büromanagement m/w/d für unser Sekretariat zum 01. Januar 2026.

Sie sind ein wahres Kommunikations-u. Organisationstalent und behalten in allen Situationen stets einen kühlen Kopf? Zudem fühlen Sie sich sowohl in der deutschen als auch in englischer Korrespondenz sicher?

Dann sind Sie bei uns genau richtig.

zum 01.01.2026

• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Sicher in der Zukunft: Entgelt je nach Qualifikation und Tarif
• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen Fachgesellschaft
• Kleine Belegschaft mit großem Teamspirit
• Motivierte Kolleginnen und Kollegen 40 Std. / Woche
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Mobiles Arbeiten bei Bedarf in Absprache
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Betriebliche Altersversorgung
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie Fortbildungsangebote
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Verkehrsgünstige Lage

• Klassische Sekretariatstätigkeiten im Veranstaltungsmanagement,
• Mitarbeit bei der Organisation und der finanziellen Abwicklung von Seminaren und Sonderveranstaltungen
• Übernahme administrativer und organisatorischer Tätigkeiten
• Reisebereitschaft
• Mitgliederkommunikation und -verwaltung
• Unterstützung bei administrativen Fragen
• Erledigung der allgemeinen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Mitarbeit bei der Planung von Veranstaltungen und Seminaren
• Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung
• Telefonbetreuung nach außen und innen (Outbound, Inbound)
• Terminorganisation und -koordination
• Bearbeitung und Verwaltung eingehender und ausgehender Post
• Korrespondenz per Post, E-Mail und anderer elektronischer Kommunikationswege
• sichere Beherrschung von Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.)
• diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte etc.)
• Ablagen- und Aktenmanagement, Datenbankpflege
• Empfang und Serviceleistungen für Besucher und Gäste
• Organisation und Verwaltung von Büromaterial
• Beschaffung und Auswertung von Informationen
• Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
• Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Meetings und Events
• Protokollerstellung bei Konferenzen und Veranstaltungen

• Abgeschlossene Ausbildung Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement
• mit dem Schwerpunkt Eventmanagement
• Berufserfahrung im Büro- Organisations- und Veranstaltungsmanagement,
• Teamfähigkeit, sowie offene und sympathische Ausstrahlung
• Eigeninitiative & hohe Lernbereitschaft für Neues
• Lösungsorientiertes, selbstständiges und gewissenhaftes Arbeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie den gängigen Kommunikationstools (MS Teams, Zoom, Google Meet und WebEx)
• Gutes technisches Grundverständnis
• Bearbeiten der Homepage, Social Media Veröffentlichungen
• Kreatives Erstellen von Veranstaltungsprogrammen / Flyer / Beiträge
• Führerschein Klasse B
• Sehr gute Deutsch- & Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Gründliche und sorgfältige Arbeitsweise bei hoher Zuverlässigkeit
• Authentizität und Organisationsgeschick sind wünschenswert
• Einbringen von kreativen Ideen in einem professionellen Umfeld
• Gutes Organisationsgeschick, Befähigung zum wirtschaftlichen Denken und Handeln
• Fähigkeit, sich in wechselnde Aufgabenfelder einzuarbeiten
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten
• Kunden-/adressatenorientiertes Verhalten, ausgeprägtes und zielorientiertes Verhandlungsgeschick
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit, Sozialkompetenz
• Gutes Urteilsvermögen verbunden mit der Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen.
• Wer sich für diesen Job entscheidet, muss einiges an Kompetenzen mitbringen, über ein gesundes Maß an Selbstständigkeit und Eigenverantwortung verfügen und auch in Stresssituation gelassen bleiben können.

Sie hegen den Wunsch nochmal richtig durchzustarten und sich mit Ihren persönlichen Stärken sich gewinnbringend zu engagieren, dann bewerben Sie sich online an: Katzmarek.Peter@dgwmp.de
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte ausschließlich an den Geschäftsführer Herrn Peter...