Executive Assistant (m/w/d)

26.09.2026

68199 Mannheim

Wir bei PHOENIX versorgen Millionen von Menschen mit Arzneimitteln und Gesundheitsprodukten. Unsere 48.000 Kolleginnen und Kollegen sorgen dafür, dass Gesundheitsprodukte zuverlässig und in einem kontinuierlichem Strom in ganz Europa dorthin gelangen, wo sie benötigt werden. Unsere Mission „Wir bringen Gesundheit“ wird so jeden Tag aufs Neue Wirklichkeit. Erlebe eine Arbeitswelt, die nicht nur vielfältig, sondern auch wichtig ist: Be the HEARTBEAT of healthcare.

Standort: Mannheim

Deine Aufgabenschwerpunkte:

Aktive Unterstützung und Entlastung der beiden Geschäftsführer bei allen Aufgaben im Tagesgeschäft
Effiziente Sekretariatsorganisation
Terminplanung sowie Koordination bzw. Überwachung von Terminen
Sach- und termingerechte Erledigung der Geschäftskorrespondenz
Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
Erstellung von anspruchsvollen PowerPoint-Präsentationen
Planung und Organisation von Reisen und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen
Erledigung administrativer Sachbearbeitungsaufgaben

Dein Profil:

Qualifizierte Sekretariatsausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit Berufserfahrung
Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
Fundierter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen
Exzellente kommunikative Fähigkeiten sowie ein freundliches und sicheres Auftreten
Selbstständige, effiziente und strukturierte Arbeitsweise
Zuverlässigkeit und Diskretion
Bereitschaft auch mal über den „Tellerrand“ zu schauen und in operative Themen „einzutauchen“
Reisebereitschaft nach Bedarf für die organisatorische Unterstützung auf Tagungen (ca. 4-5/Jahr)
Enge Zusammenarbeit mit den Strategischen Assistenten

Unsere Leistungen: