Assistenz Bereichsleitung Kita & Ganztag (m/w/d) Teilzeit

Heute, 04:35

10965 Berlin

FiPP e.V. - Fortbildungsinstitut für die pädagogische Praxis - freier Träger der Kinder- & Jugendhilfe Berlin

Du denkst immer zwei Schritte voraus und bist voller Tatendrang?

Du bist kommunikationsstark und ein Organisationstalent? Dann unterstütze uns ab sofort in unserer Geschäftsstelle in Berlin (Neukölln) und bewirb Dich als

Assistenz Bereichsleitung Kita & Ganztag (m/w/d)
(in Teilzeit – 30,00 Stunden wöchentlich)

Unser Team „Kita und Ganztag“

Der Bereich Kita und Ganztage bei FiPP e.V. vereint pädagogische Leidenschaft mit organisatorischer Stärke und fachlicher Tiefe. In unseren Kitas und Ganztagsbereichen an Grundschulen wird täglich mit Herz und Verstand gearbeitet – Kinder werden begleitet, Familien unterstützt, Bildungsprozesse gestaltet. Doch das, was diesen Bereich ausmacht, reicht weit über die Arbeit in den Einrichtungen hinaus. In der Geschäftsstelle wirken Fachberatung, Verwaltung und Bereichsleitung eng verzahnt mit den Teams vor Ort. Als Assistenz der Bereichsleitungen bist du aktiv in diese Prozesse eingebunden.

Du unterstützt organisatorisch und wirkst auch inhaltlich mit. Du bist Teil eines Teams, das gemeinsam daran arbeitet, eine verlässliche und qualitativ hochwertige Arbeit im Träger und in unseren Kitas und Ganztagsbereichen an Grundschulen zu ermöglichen. Die Zusammenarbeit ist geprägt von gegenseitigem Vertrauen, fachlicher Expertise und dem gemeinsamen Ziel, Kindern und Familien ein starkes Umfeld zu bieten.

Unsere Geschäftsstelle

Das Büro mit rund 80 Kolleg*innen liegt direkt an der S-Bahn-Station Sonnenallee und dem Neuköllner Schifffahrtskanal. Unsere großzügige Terrasse lädt nicht nur zum entspannten Mittagessen in der Sonne ein – hier finden im Sommer z.B. auch gerne Meetings oder Team-Events statt.

Deine Aufgaben

Organisationstalent

Planung und Koordination von Projekten und Terminen
Priorisierung von Aufgaben und Sicherstellung fristgerechter Umsetzung
Überblick behalten über parallellaufende Prozesse und deren Status

Digitale Kompetenz

Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Tabellen in MS Office (Word, PowerPoint, Excel)
Einarbeitung; kollegiale Beratung und Anwendung neuer Tools wie ISBJ, ProV Kita und Hort, Diamant oder Sage
Unterstützung bei Budgetplanung und Kostenkontrolle
Vorbereitung und Prüfung von Rechnungen inkl. Fristenmanagement

Veranstaltungsmanagement

Verfassen von professionellen Texten, Berichten und Protokollen
Sicheres Auftreten in mündlicher Kommunikation (Meetings, Präsentationen)
Planung von Veranstaltungen (z. B. Workshops, Konferenzen, interne Events)
Organisation der Durchführung inkl. Koordination von Dienstleistern und Ressourcen
Nachbereitung von Veranstaltungen (Feedback, Dokumentation, Abrechnung)

Dein Profil

Eine abgeschlossene kaufmännische / betriebswirtschaftliche Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Mindestens 1,5 Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Projekt- oder Office-Management, idealerweise im sozialen oder gemeinnützigen Bereich
Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau
Sicherer Umgang mit MS Office, Datenbanken und digitalen Tools
Offenheit in der Erlernung neuer Programme
Eine Technische Affinität, Lösungsorientiertheit sowie die Motivation Prozesse zu optimieren und voranzutreiben
Eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise

Unsere „BeneFiPPs“

Wertschätzender kollegialer Umgang mit Duz-Kultur
Gründliche Einarbeitung durch unser erfahrenes Team
Kostenfreie Fort- und Weiterbildungen
Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement (300€ Gesundheitsbudget pro Jahr)
Bis zu 34 Urlaubstage (inkl. Weihnachten, Silvester)
Familienfreundliche Arbeitszeiten
Vergütung nach hauseigenem System, zzgl. Jahressonderzahlungen
Befristeter Jahresvertrag nach TzBfG, mit klarer Perspektive einer langfristigen Zusammenarbeit
Zuschuss zum Jobticket, die Option einer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen
Bonus für erfolgreiche Mitarbeiter*innen Empfehlung i.H.v. 500€ brutto