Assistent*in der Amtsleitung

Kieler Personal- und Organisationsamt sucht frische Köpfe

Kiel macht sich auf den Weg. Die Landeshauptstadt Schleswig-Holsteins sucht Menschen mit Herzblut, Ideen und Expertise. Wir gehören zu den größten Arbeitgeberinnen und Ausbildungsbetrieben im Norden. Derzeit sind mehr als 6.000 Mitarbeiter*innen in 27 Ämtern, Referaten, Stabsstellen und Betrieben bei uns beschäftigt. Bei uns arbeiten Sie flexibel und familienfreundlich an spannenden Projekten – gern auch in Teilzeit oder mobil. Wir setzen auf engagierte Führungskräfteförderung, auf ein umfangreiches Gesundheitsprogramm, eine stadteigene Kita für Beschäftigte und ein umfassendes Fortbildungsprogramm für die persönliche Entwicklung. Wir sichern Sie ab: Zusätzliche Altersvorsorge, Förderung für Pendler*innen und eine Notfallbetreuung für Ihre Jüngsten in Randzeiten und bei Gremiensitzungen sind bei uns selbstverständlich. Kiel ist eine dynamische, weltoffene und stark wachsende Großstadt: Wohnen und arbeiten Sie am Meer – und genießen Sie Kiels hohe Lebensqualität durch die einmalige Lage an der Förde.

Starten Sie bei uns als

Assistent*in der Amtsleitung

(Eingruppierung nach EG 8 TVöD bzw. A 8 SHBesG)

und unterstützen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz unbefristet in Voll- oder Teilzeit.

Was wir bieten

• Flexibilität. Gleitzeit, Teilzeitarbeit und Home-Office
• Mobilitätsförderung. Zuschuss für Fahrräder, E-Bikes, Job- oder Deutschlandticket
• Betriebliche Gesundheitsförderung. Beteiligung an Hansefit-Beiträgen sowie weitere externe und interne Sport- und Fitnessangebote
• Vielfalt. Safe-Space für eine vielfältige, inklusive Belegschaft
• Sinnstiftende Aufgabe. Aktive Mitarbeit an der Gestaltung einer lebenswerten Gegenwart und Zukunft für alle Kieler*innen

Was zu tun ist

Mit der Gewinnung, Auswahl, Einstellung und Begleitung der derzeit 7.000 Beschäftigten der Kieler Stadtverwaltung hat das Personal- und Organisationsamt eine zentrale Bedeutung für die Funktionsfähigkeit der Kieler Verwaltung und damit für die Bürger*innen Kiels. Außerdem erbringt das Personal- und Organisationsamt weitere zentrale Services zur Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeiter*innen mit dem Ziel, die Effizienz der Verwaltung permanent zu verbessern.

Ihre zukünftigen Aufgaben:

• Assistenz der Amtsleitung, z. B.
  • Terminkoordination
  • Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung
• Steuerungsunterstützung
  • Tätigkeiten zur Entscheidungsunterstützung bei der Unternehmens- und Strategieentwicklung (z. B. KPI-Tracking, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen)
  • Nutzung von Business-Intelligence-Tools, um Reports oder Analysen für die Amtsleitung vorzubereiten
  • Vor- und Nachbereitung von Führungskräfte-Meetings, inklusive Follow-up-Steuerung
  • Erstellung, Vorbereitung oder Zusammenstellung von Präsentationsunterlagen mit PowerPoint oder Canva
• Schnittstellenfunktion und interne Kommunikation, z. B.
  • Förderung einer aktiven Vernetzung innerhalb der Organisation: Sicherstellen des Informationsflusses zwischen Führung, Teams und Abteilungen
  • Gestaltung interner Kommunikationsformate (z. B. Amts-Newsletter, Townhalls, Intranet-Beiträge)
• Projekte, Corporate Design & Wohlfühlkultur, z. B.
  • Begleitung von amtsinternen Projekten von der Amtsleitung oder aus der Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz
  • Monitoring von Projektfortschritt, Budget und Ressourcen
  • Sicherstellen eines einheitlichen Corporate Designs im gesamten Haus
  • Initiierung von Mitarbeiterevents, Teamtagen oder kleinen Alltagsmomenten (z. B. Geburtstagskultur, Pausenaktionen, Dankesrituale)
• Spezialaufgaben, z. B.
  • Verwaltung des Fortbildungsbudgets des Amtes
  • Vorbereitung, Verwaltung und Weiterleitung von Sitzungsunterlagen (Infosystem der Kommunalpolitik)
  • Zentrale Arbeitszeiterfassung (Ansprechperson für Fragen rund um die Arbeitszeiterfassung / Urlaubsansprüche / Arbeitszeitregelungen)

Was Sie mitbringen

• Ausbildung. Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen Bereich
• oder Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste
  oder abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellte*n
  oder abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I
• Erfahrung. Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung
• Fachlichkeit. Kenntnisse im Bereich Kennzahlen, Budgetsteuerung und Forecasting.

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet

Sie sind freundlich und serviceorientiert, haben Spaß an neuen Aufgaben und arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen. Sie haben ein Organisationstalent, sind diskret und kommunikationsstark. Sollte es einmal zu Konfliktsituationen kommen, gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig.

Gut zu wissen

Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der ganztägigen Besetzung und der Arbeitsplatzteilung.

Interessiert? – Wir auch.

Gern möchten wir Sie kennenlernen!
Neugierig auf mehr? Erhalten Sie hier schon einen ersten Eindruck unserer Amtsleitung und der Stelle: Zum Video

Bei fachlichen Fragen zur Stelle steht Ihnen Hark Eitel, Tel.: +49 431 901-2230 zur...