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Bewerbermanagement – was das überhaupt bedeutet!

Durch ein effektives Bewerbermanagement können sowohl Zeit als auch Kosten gespart werden. (Einfach klicken zum Vergrößern)

In der heutigen Arbeitswelt ist es nicht mehr wegzudenken – das Bewerbermanagement. Aufgrund des demografischen Wandels und des immer deutlicher werdenden Fachkräftemangels verstärkt sich die Konkurrenz der Unternehmen um fähige Mitarbeiter, denn bekanntlich ist ein Unternehmen nur so gut, wie seine Mitarbeiter. Doch die besten Mitarbeiter zu finden bedarf einer gewissen Planung. Seit längerer Zeit gibt es hierfür nun das Bewerbermanagement, das sowohl Kosten als auch Zeit sparen soll.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, was man unter dem Begriff Bewerbermanagement überhaupt versteht, welche verschiedenen Bereiche es gibt und wie es funktioniert.

Bewerbermanagement: Eine kleine Definition

Das sogenannte Bewerbermanagement wird häufig auch als E-Recruiting bezeichnet. Es bezeichnet eine moderne Form des Personalmanagements und unterstützt dieses durch den Einsatz von entsprechenden Systemen. Diese umfassen alle Prozesse, Instrumente und Methoden, um das Bewerbermanagement zu steuern und zu verwalten. Von eingehenden Bewerbungen, das Abgleichen der Kompetenzen bis hin zur Auswahl der Kandidaten und der darauffolgenden Einladung zum Bewerbungsgespräch wird hier alles verwaltet.

Aufgaben und Ziele

Die Organisation und die Schaffung eines übersichtlichen Bewerbungsprozesses sind Ziele des Bewerbermanagements. Häufig ist dieser Teil Aufgabenbereich des Personalmanagements. Die Methoden sind von Firma zu Firma unterschiedlich, haben jedoch immer das Ziel, offene Stellen schnellstmöglich mit qualifiziertem Personal zu besetzen. Das Bewerbermanagement beginnt immer mit der Aufgabe einer Stellenanzeige. Hierbei sollte bereits klar signalisiert werden, welche Fähigkeiten und Qualifikationen der Bewerber haben sollte um ein potenzieller Mitarbeiter in ihrem Unternehmen zu werden. Hierbei sollte sich jede Firma an die wandelnde Art der Stellenausschreibungen gewöhnen und vor allem das Internet für die Stellenakquise nutzen.

Die verschiedenen Bereiche des Bewerbermanagements

Die einzelnen Schritte

Alle Bewerber auf einen Blick haben - durch organisiertes Bewerbermanagement.

Genauer gesagt, zählen zum Bewerbermanagement die folgenden Punkte:

• Definition:
  Ganz am Anfang muss festgelegt werden, in welcher Abteilung eine Person gesucht wird und welche Kompetenzen diese mitbringen sollte, um die entsprechenden Aufgaben zu erfüllen.
• Stellenausschreibung:
  Stellen müssen in verschiedenen Medien ausgeschrieben werden. Waren es früher noch überwiegend Stellenanzeigen in Zeitungen, geht der Trend zunehmend zu diversen Internetportalen.
• Bearbeitung:
  Die eingehenden Bewerbungen müssen erfasst und bearbeitet werden. Dieser Schritt dauert meist am längsten, da alle erhaltenen Dokumente und Zeugnisse sorgfältig geprüft werden müssen.
• Empfangsbestätigung:
  Es muss eine Empfangsbestätigung versendet werden, um den jeweiligen Bewerber über den Erhalt seiner Bewerbung zu informieren.
• Weiterleitung an Verantwortliche:
  Je nachdem, wer für die Stellenausschreibung verantwortlich ist, müssen die Bewerbungen an die bearbeitende Person weitergeleitet werden und mit dem Fachbereich abgesprochen werden.
• Auswertung:
  Die Bewerbung muss entsprechend der Kompetenzen des Bewerbers ausgewertet werden.
• Bewerberauswahl:
  Einige Bewerber müssen ausgewählt werden und kommen somit in die engere Wahl.
• Kontaktaufnahme:
  Nach dem Abgleichen von Bewerberprofilen mit firmeninternen Vorstellungen muss Kontakt zu den Bewerbern aufgenommen werden.
• Rückmeldung:
  Zu- oder Absagen müssen verschickt werden. Dies ist häufig die unangenehmste Aufgabe.
• Datenschutz:
  Datenschutzrechtliche Bestimmungen müssen eingehalten werden, um die Sicherheit und die Privatsphäre der einzelnen Bewerber nicht zu gefährden.

Employer Branding

Die passenden Mitarbeiter für offene Stellen finden ist oft schwierig.

Vielen Bewerbern ist dabei wichtig, wie die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Bewerber stattfindet. Dies kann bereits darüber entscheiden, ob der Bewerber sich wirklich für die Anstellung entscheidet.

Eine zeitnahe und persönliche Kommunikation ist den meisten Bewerbern am liebsten. Heutzutage gilt für Unternehmen, Bewerber wie Kunden zu behandeln. Man spricht dabei von Employer Branding. Da es mittlerweile sogar Arbeitgeberbewertungs-Plattformen gibt, würden Unternehmen, die sich nicht an eine zeitnahe und persönliche Kommunikation halten, damit ihr gutes Image gefährden. Diese Arbeitgeberbewertungs-Plattformen spiegeln oftmals das Verhalten des Unternehmens gegenüber Bewerbern, Praktikanten und Mitarbeitern wieder. Potenzielle Bewerber dürfen somit nicht im Vorfeld bereits abgeschreckt werden.

Da laut Experten in Zukunft die Anzahl an qualifizierten Mitarbeitern sinken wird und Unternehmen sich um die Bewerber und nicht mehr Bewerber um die Stellen in Unternehmen „reißen“ werden, ist es umso bedeutender schon in der Gegenwart für ein funktionierendes Bewerbermanagement zu sorgen.

Das richtige Auftreten gegenüber den Bewerbern spielt demnach eine wichtige Rolle. Mehreren Studien zufolge teilt man schlechte Erfahrungen zehn Personen, positive Erfahrungen hingegen nur drei Personen mit. Diese Erfahrungsteilung wird im Marketing auch als „Mund zu Mund Propaganda“ bezeichnet, eine der bedeutendsten und wohl auch effektivsten Marketingstrategien für Unternehmen.

Bewerbermanagement – warum?

Wie eben bereits erwähnt kann ein organisiertes Bewerbermanagement einem Unternehmen nach außen eine positive Öffentlichkeitswahrnehmung beschaffen. Das Unternehmen soll als ein vorteilhafter, gut organisierter Arbeitgeber dargestellt werden. Außerdem sollen dadurch die Recruiting-Abläufe verbessert werden. Damit werden Entscheidungen schneller und besser gefällt und die Einstellung von qualifizierten, teamfähigen Mitarbeitern wird beschleunigt.
Zudem müssen Bewerber oft nicht mehr so lange auf eine Rückmeldung warten. So verhindern Unternehmen, dass potentielle Mitarbeiter aufgrund der langen Wartezeit zu anderen konkurrierenden Unternehmen gehen. Ein effektives und effizientes Bewerbermanagement ist für Unternehmen heutzutage also unabdingbar, da sich hiermit sowohl einiges an Zeit als auch an Geld sparen lässt.

Bewerbermanagement – wie?

Zeit- und Kostenersparnis

Immer mehr Unternehmen nutzen zur Stellenausschreibung Onlineportale.

Eine Bewerbermanagement Software spart Zeit und Geld. Laut aktuellen Studien haben Bewerber nicht einmal zwei Minuten, um mit ihrer Bewerbungsmappe Eindruck zu schinden. Für Firmen kann dies behilflich sein. Beim Bewerbermanagement kommt hierfür eine Software in Frage, die vor allem die administrativen Abläufe vereinfacht. Durch eine solche Software werden die Daten aller Bewerber gesammelt und bereits nach gewissen Kriterien vorsortiert. Gerade große Unternehmen, die ohnehin mit einer ‚Flut‘ von Bewerbungen zu kämpfen haben, ersparen sich auf diese Weise nicht nur Kosten, sondern auch sehr viel Zeit.

Automatisierte Empfangsbestätigungen sind Basis für eine erfolgreiche und professionelle Kommunikation zwischen Bewerber und Unternehmen. Für Unternehmen ist hierbei wichtig, Bewerber zeitgemäß auf den aktuellen Stand der Dinge zu bringen. Bewerber erwarten nach Einreichung ihrer Bewerbungsunterlagen eine schnellstmögliche Antwort. Desto besser der Kontakt und Informationsaustausch zwischen Unternehmen und Bewerber ist, desto höher sind die Chancen, einen guten Bewerber nicht kurzfristig an ein anderes, schneller und besser arbeitendes Unternehmen zu verlieren.

Mehr Informationen und Tipps finden Sie auch in der Ratgeber-Übersicht für Jobsuchende.

Vorsortierung

Bei der Vorsortierung der Bewerbungen müssen einige Kriterien vom zuständigen Mitarbeiter bewertet werden; grundlegend dabei ist unter anderem:

• Ob die Bewerbung äußerlich auf weißem, etwas hochwertigerem Papier gedruckt ist.
• Sind Rechtschreib-, Zeichensetzungs- und Grammatikfehler vorhanden?
• Ist ein ansprechendes Bewerbungsfoto vorhanden?
• Weist der Lebenslauf große Lücken auf?
• Hat der Bewerber die entsprechende Kompetenz für die zu besetzende Stelle?
• Sind Gehaltsvorstellungen angegeben und wenn ja, sind diese angemessen?
• Ist ein Antreten der neuen Stelle zum gewünschten Termin möglich?

Fazit

Eine Bewerbermanagement Software spart sowohl Zeit und als auch Geld.

Bewerbermanagement bedeutet demnach einiges an Aufwand und Zeit. Gerade zur heutigen Zeit sollten Unternehmen aber auch darauf achten, Bewerber entsprechend zu behandeln, um andere potenzielle Bewerber nicht abzuschrecken. Neben dem Einsatz einer Software und den üblichen genannten Kriterien, sollte beim Bewerbermanagement aber auch auf Menschenkenntnis und Intuition gesetzt werden. Denn ein Mitarbeiter, der menschlich nicht in ein bestehendes Team passt, wird vermutlich nicht lange Bestandteil des Teams sein.

 

Falls Sie noch weitere Informationen rund um das Thema Bewerbungen benötigen, können Sie gerne unsere Ratgeber hierzu lesen. Das Team von markt.de wünscht Ihnen an dieser Stelle sowohl beim Bewerben als auch bei der Auswahl von geeigneten Bewerben viel Erfolg.

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